Att genomföra ett framgångsrikt event kräver mycket planering, engagemang och hårt arbete. Den här typen av evenemang kan också ta en stor del av din budget. Så det är viktigt att se till att arrangemanget verkligen är den bästa användningen av dina resurser och ekonomi, och att det framförallt blir lyckat! Om så är fallet måste du göra allt du kan för att se till att evenemanget blir en succé och att du får bra avkastning på din investering.
Stora evenemang börjar med slutet i åtanke och en strategi som lägger ut en väg för framgång. När du först börjar organisera evenemanget hjälper det att sätta dig ner och definiera vad du behöver uppnå. Här är våra bästa tips som kan hjälpa dig att fokusera dina tankar och uppnå de resultat du letar efter.
Använd en eventplattform
Att anordna ett lyckat event börjar med god planering och organisering. Och detta börjar med användandet av en eventplattform. Vikten av en bra eventplattform bör inte underskattas eftersom att det kommer att ge dig full kontroll och göra det lättare att hantera alla delar i eventplaneringen, från betalning, till att administrera anmälningar, avanmälningar, kölistor, och mycket mer. Använd Magnet för din eventplanering som är en avancerad och heltäckande eventplattform för event både online och offline. Magnet är en heltäckande lösning som ger dig allt du behöver från start till mål och som effektiviserar ditt arbete.
Vet vad du vill uppnå
Du kommer att ha skäl att vilja hålla ett event. Dessa skäl måste vara i fokus för din eventplanering. Om ditt mål till exempel är att attrahera nya investeringar för ditt företag måste du fokusera på att informera om ditt varumärke och ditt värde. Om syftet är att sälja biljetter måste du fundera på hur du kan locka så många besökare som möjligt.
Du måste också välja en plats som erbjuder ett professionellt tillvägagångssätt.
Å andra sidan, om eventet är inriktat på teambuilding för dina anställda, kan en mer avslappnad atmosfär vara lämplig, vilket främjar uppbyggnaden av relationer och uppmuntrar till deltagande. När du funderar på vad du vill uppnå hjälper det att skapa SMARTA mål. Att göra det innebär att du har en metod att mäta hur framgångsrikt evenemanget är när det gäller att uppnå dina mål.
Planera tidigt och delegera
Försök aldrig att planera ett event i sista minuten; vanligtvis behövs flera veckor för att få ihop allt. Det finns flera anledningar till varför tidig planering är ett måste.
- Det är lättare att skaffa den bästa platsen för evenemanget.
- Människor är mer benägna att kunna närvara om de får lång varsel.
- Nyckeltalare är mer lättillgängliga.
- Tid finns tillgänglig för att sätta ihop presentationer och innehållet
- Det finns mer tid att marknadsföra evenemanget.
Tidig planering är också viktig ur deltagarsynpunkt. Det är lättare att fördela uppgifter på ett effektivt sätt om du är ute i god tid.
Du är också mer benägen att tilldela uppgifter till den bästa personen om du inte påverkas av tidspress.
Kommunicera ofta och effektivt
Om ditt event ska bli framgångsrikt är effektiv kommunikation avgörande. Till exempel är det ingen mening med att alla ska veta att en gästföreläsare har ställt in om den som är ansvarig för att boka ersättare inte är medveten om det. Du kanske inte tror att detta någonsin skulle kunna hända, men du skulle bli förvånad över hur lätt det är för alla att bara anta att en person har information utan att någon tar ansvaret att berätta för dem. Det finns flera sätt att se till att kommunikationen fungerar.
Ordna regelbundna uppdateringsmöten.
- Använd delade mappar för att förvara händelsedokument.
- Använd ett pålitligt eventplaneringsverktyg som Magnet.
- Maila uppdateringar till teamet dagligen.
- Planera din kommunikation innan du börjar så att alla som är involverade i arrangemanget av eventet vet vad de kan förvänta sig.
Skapa en tidsplan och en checklista
Deadlines tenderar att fungera bättre än öppna att göra-listor. Därför, så snart som möjligt, börja slutföra när specifika beslut måste fattas och vissa jobb måste göras för att hålla dig på rätt spår.
Checklistor kan hjälpa dig att ordna information så att du kan förstå vilka uppgifter du behöver göra, skapa deadlines för varje uppgift och identifiera eventuellt ytterligare stöd du kan behöva. En checklista kan också hjälpa dig att skapa tid och ekonomiska uppskattningar medan du är i förberedelsefasen. Dessutom kan en checklista göra det lättare att mäta dina framsteg när du slutför varje uppgift för ditt evenemang.
Planera för utmaningar
Du kan möta utmaningar eller hinder under planeringen eller själva evenemanget, så det är viktigt att förbereda sig för sådana utmaningar tidigt i planeringsprocessen. Skapa en lista över potentiella utmaningar, som väder, låg närvaro, avbokningar i sista minuten eller frånvarande evenemangspersonal. Skapa sedan lösningar på dessa scenarier, inklusive:
- Att ha en reservplats att hänvisa till om vädret tillåter
- Att ha ytterligare leverantörer att kontakta vid avbokningar
- Schemalägga ytterligare personal i händelse av sjukdom
- Använda marknadsföringsstrategier för att marknadsföra evenemanget effektivt för att öka närvaron
Strategier för marknadsföring
Det är bra att börja marknadsföra ditt evenemang några månader i förväg för att skapa förväntan inför eventet och ge dina potentiella deltagare tid att planera för ditt evenemang. Använd reklamverktyg som inbjudningar till sociala medier eller onlineannonseringskampanjer. Du kan också skapa reklamprodukter som nyckelringar, pennor eller klistermärken, med datum och tid för evenemanget. I Magnets eventplattform kan du enkelt skapa din egen design och få tillgång till en mängd olika marknadsföringsverktyg såsom:
- Dela i sociala medier
- Skicka SMS
- Skicka inbjudningar
- Automatisk karta till evenemang
- Egen event URL
- Mät med Facebook & LinkedIn-pixel
- Bädda in på hemsida
I dina onlinekampanjer, inkludera intressant information om evenemangets mat och dryck, sponsring, underhållare, leverantörer, tema och korrekt klädsel.
Kommunicera med leverantörer och personal
Att tillhandahålla tydliga kanaler för kommunikation med leverantörer, sponsorer, kunder och företagspersonal kan hjälpa dig att samordna ett event mer effektivt. Se till att alla inblandade är medvetna om att du är tillgänglig när som helst och uppmuntra dem att ta kontakt med frågor eller funderingar. Kommunikationsmetoder inkluderar e-postkorrespondens, personliga möten, videochatt och telefonsamtal.
Leave a Reply